FAQ Gestión de Ingresos y Gastos
El sistema responde al requerimiento de la Dirección General de Presupuesto, que se evidencia en Circular Externa 024 de 2015, emitida por dicha Dependencia, en la cual se precisó que al cierre presupuestal de la vigencia todos los recaudos deben estar imputados presupuestalmente. Sin embargo, con el fin de subsanar el requerimiento contable, la Administración SIIF, está desarrollando una transacción que permitirá realizar imputaciones de documentos de recaudo por clasificar de vigencias anteriores, la cual tendrá efecto netamente contable. Otra opción que ofrece el sistema, si la entidad decide utilizarla, es Reducir el saldo de dichos documentos, por lo que la entidad tendría que realizar los ajustes contables a que haya lugar. La Administración SIIF informará una vez se encuentre en producción la nueva transacción
El aplicativo permite vincular en la solicitud rubros presupuestales tanto a nivel de ley, decreto o desagregado. Se recomienda que el rubro sea a nivel decreto o siguiente.
Esto ocurre porque No está parametrizada la relación entre dependencias de afectación de gastos y bienes y servicios.
Puede obedecer a alguna de las siguientes razones: 1. El tercero no se encuentra creado en el sistema, por lo cual se debe crear ó 2. El tercero se encuentra inactivo, por lo cual se debe verificar los datos del tercero y si estos son consistentes se debe activar el tercero.
En este caso se debe: 1. Verificar en que mes se encuentra el Cupo PAC disponible correspondiente al nivel de agrupación vinculado en la obligación, dar clic en el Botón "Ver Cupo PAC" que dispone la transacción para consultar esta información, de encontrarse en meses siguientes se puede apuntar al mes que se considere y posteriormente realizar una solicitud de anticipo de PAC y Cupo PAC Gestinado dentro de los días habilitados por el administrador del PAC (Ver guia de PAC). 2. De no encontrarse Cupo PAC Disponible, es necesario revisar la Guía de PAC para poder revisar en que parte del proceso quedó la Distribución de Cupo PAC, si son recursos Nación, o en PAC para el caso de propios.
En este caso se debe: 1. Verificar en que mes se encuentra el Cupo PAC disponible correspondiente al nivel de agrupación vinculado en la obligación, dar clic en el Botón "Ver Cupo PAC" que dispone la transacción para consultar esta información, de encontrarse en meses siguientes se puede apuntar al mes que se considere y posteriormente realizar una solicitud de anticipo de PAC y Cupo PAC Gestinado dentro de los días habilitados por el administrador del PAC (Ver guía de PAC). 2. De no encontrarse Cupo PAC Disponible, es necesario revisar la Guía de PAC para poder revisar en que parte del proceso quedó la Distribución de Cupo PAC, si son recursos Nación, o en PAC para el caso de propios.
El tercer contratista es con el cual se firmó inicialmente el contrato que se registró presupuestalmente, el tercero beneficiario es el nuevo tercero producto de la sesión del contrato.
No, el sistema solo permite vincular una solicitud a un certificado de disponibilidad presupuestal.
El usuario con perfil Entidad _presupuesto de gasto, _perfil consulta; ingresa por la Web de reportes, por la ruta: ADM/ Terceros/Cuentas bancarias de terceros; digita el número de cuenta bancaria y le da clic en ver reporte, el sistema le muestra la siguiente información de la cuenta bancaria seleccionada: Tipo Doc. Identidad, Número Doc. Identidad, Nombre del tercero, Entidad Financiera, Tipo de Cuenta Bancaria, Nombre de cuenta bancaria, Tipo de moneda, Sucursal, estado de la cuenta, Vigencia de utilización de la cuenta bancaria en la E/S Ejecutoras.
Porque la búsqueda de los rubros solo se habilita si la solicitud de CDP se encuentra generada, pero si la solicitud de CDP ya se encuentra certificada, el sistema asume la reducción automáticamente por el valor de la diferencia entre el CDP y la solicitud de CDP, en este caso unicamente se llama el consecutivo de la solicitud y después que carga la información se da clic en guardar.
Puede obedecer al alguna de las siguientes razones: 1. Cuando la fuente en Nación CSF, las cuentas bancarias corresponden a las cuentas de la entidad autorizadas en el sistema por la Dirección del Tesoro Nacional, ó 2. Si la tesorería es diferente a la DT, el perfil parametrizado debe revisar en la tesorería por la ruta ADM/Parametrización/Roles/Roles o procesos de una entidad, y ver si tiene el check habilitado en el atributo "autorizadora de cuentas", si no es autorizadora debe levantarse el check para que se puedan ver las cuentas pagadoras de dicha entidad.
Esto ocurre cuando son órdenes de pago con tipo de pago traspaso a pagaduría, y es que la cuenta bancaria seleccionada no está autorizada por la tesorería que atiende el pago para el objeto de gasto de los rubros contenidos en la orden de pago.
Se debe verificar que la tesorería responsable de atender el pago haya actualizado el calendario de pagos.
SÍ, existen cargas masivas y en la página Web se encuentran publicadas las estructuras para estas:Causación básica Recaudo básico, Recaudo y Causación Simultánea.
En la transacción de Acreedor Vario, el sistema solamente dispone los medios de pago que le haya habilitado la tesorería que pagara la orden de pago de la devolución a la unidad o subunidad que esté generando el documento.
Previa verificación que los recursos no han salido de la tesorería, se puede evaluar la aplicación del pago NO EXITOSO, por el módulo de PAGOS.
Se deben identificar previamente en el Catálogo de Ingresos, cuáles rubros requiere la entidad para registrar su gestión . La ruta para crear la relación de rubros de ingreso con la Dependencia de Afectación de Ingresos es:ING/ PCY-Dependencia de Ingresos/Crear Relación.
Cuando se trate de un ingreso se debe proceder de la siguiente manera: a) Consulte en el Informe Saldos por imputar, que existe un documento de recaudo por clasificar con saldo. b) Ingrese por la transacción de ING /Recaudo/Rec y Caus Simultáneo c)Diligencia la información requerida en las carpetas y seleccione en la carpeta de Ítems, el o los rubros de ingreso, los cuales deben estar en el Catálogo de Ingresos. Debe verificar la fuente y la situación de fondos que se hereda del Documento de Recaudo por clasificar, es decir, si son Recursos Nación o Propios y si es CSF (Con situación de fondos) o SSF (Sin situación de Fondos).
No se pueden corregir los datos de un documento de recaudo de Ingresos registrado. Para reversar su registro se debe proceder de la siguiente manera: Ingrese por la Ruta ING/Recaudo de Ingresos/Anulacion de Recaudo y registre el Número del Documento de Recaudo que desea Anular. Verifique que el saldo del Documento de Recaudo por clasificar se aumenta.
Puede obedecer a algunas de las siguientes razones: 1. El ítem no tiene apropiación disponible en la dependencia de afectación de gasto seleccionada en el CDP (revisar reporte APR/Informe de apropiaciones). 2. La apropiación no se encuentra asignada en el último nivel de desagregación del rubro de gasto. (adjunto está la desagregación de gastos de funcionamiento para 2012) 3. Si es una entidad nueva, es posible que la entidad no se encuentre dentro del ámbito de aplicabilidad del catálogo de gasto. (Parametriza la Administración funcional del sistema).
El usuario debe tener presente que la fecha de cierre presupuestal de la vigencia para ingresos es el 20 de Enero. Por Instrucción de la DGPPN, después de esa fecha los valores que hayan quedado pendientes por clasificar serán objeto de clasificación contable. Se recomienda consultar con el órgano Rector de Presupuesto.
Los requisitos para crear una solicitud de cdp son: Dependencias de afectación de gasto y de bienes y servicios creadas en el macroproceso de Administración y Relación entre la dependencia de Gasto y Bienes y servicios, efectuada en EPG.
NO, en la obligación se puede seleccionar una fecha de pago diferente a la fecha definida en la línea de pago del compromiso, lo importante es que el valor de la obligación sea menor o igual al valor de la línea de pago.
El mensaje aparece porque el rubro pertenece a la vigencia actual (2012) a un nivel de agrupación PAC diferente al que pertenecía en la vigencia anterior (2011), en este caso se acepta el mensaje informativo, para que cargue la obligación seleccionada; En la columna plan de pagos aparecerá habilitado el link definir, para que se defina el plan de pagos de la obligación con la nueva posición Control PAC. Si la obligación tiene solo una línea de pago el sistema la creará automáticamente dando clic en aceptar; Después de esto continúa la secuencia normal de acciones: Consultar Cupo PAC, asignar fecha de pago y guardar.
Que revocar tercero, es cuando quiero cambiar la persona que está como ordenador del gasto para ese cargo y revocar ordenador del gasto es que quiero que ese ordenador ya no se pueda utilizar en la transacción compromiso.
La condicion es que la apropiacion debe estar disponible en rubros a nivel decreto, asi mismo debe estar asignada la apropiacion a una dependencia de gasto de la unidad ejecutora
Se debe realizar la imputación por el módulo de Ingresos, unicamente por el valor del ingreso y dejar el valor del IVA como saldo disponible en el documento de recaudo por clasificar para que pueda ser utilizado en la generación del pago no presupuestal a la DIAN.
Se debe Verificar: 1. Que la línea de pago no se encuentre incluida en una solicitud de anticipo de PAC 2. Que la línea de pago no requiera autorización de recursos de destinación específica (aplica para recursos presupuestales 14 - Destinación Específica y 15 CSF - Donaciones)
Que para el reporte de Ejecución presupuestal, la fuente son todos los documentos CDP, COMPROMISOS; OBLIGACIONES y ORDENES DE PAGO, generadas por cada Sub unidad o Unidad Ejecutora y para el reporte de ejecución presupuestal agregada la fuente es una tabla que va acumulando cada operación de Creación, Adición, Reducción o Anulación que le realizan a los documentos CDP, COMPROMISOS; OBLIGACIONES y ORDENES DE PAGO, al final de cada mes se genera un proceso que guarda la gestión al cierre, para que cuando en meses posteriores se quiera generar la ejecución acumulada o especifica a un mes cerrado el sistema consulte esa gestión guardada.
El mensaje de error en el script del internet Explorer al registrar cualquier transacción en el SIIF, con mensaje de alerta ?Error en el script de esta página?, a la pregunta ¿Desea continuar ejecutando Scripts en esta página?, el usuario debe darle clic en ?SI?, para que la transacción continúe en su proceso de registro, de búsqueda o guardar la información ; Generalmente este mensaje es por lentitud del aplicativo, debido a la conectividad que se tenga en ese momento del internet; se recomienda verificar el registro de la transacción por medio de la consulta del comprobante o de la transacción, con el fin de verificar si la información registrada quedó guardada.
Referente a las marcas del catálogo de gasto.
Se debe verificar que la tesorería responsable de atender el pago haya actualizado el esquema de banco agente, agregando el banco comercial donde el beneficiario del pago tiene la cuenta inscrita.
Esto ocurre porque No está parametrizada la relación entre dependencias de afectación de gastos y bienes y servicios.
La entidad debe efectuar la solicitud al Call Center, suministrando la siguiente información: Nombre de la entidad, concepto del ingreso, Justificacion y base legal que autoriza la creación del ingreso. La Administración del SIIF Nación solicita concepto a la DGPN, una vez autorizado por esta, se crea en el Sistema y se envía a la Contaduría para la parametrizacion contable.
Puede ocurrir que: No exista parametrización contable para contabilizar el pago; porque el proceso de pago no se completó por concurrencia al momento de realizar las afectaciones; porque la cuenta bancaria del proveedor está en estado inválida.
La unidad o subunidad en donde se originó dicho documento es quien puede asignar nuevamente el documento a ella misma o la Subunidad que corresponda
El sistema en la transacción de Contabilización del Extracto, permite seleccionar una fecha de registro posterior, siempre y cuando corresponda a un mes abierto contablemente.
Se debe revisar la parametrización contable de los rubros y de los descuentos aplicados y ver el tipo de gasto que aplica, de no encontrarse parametrizada debe enviarse el incidente con los datos como lo establece la circular 050 de Agosto de 2011.
Estas Devoluciones se hacen por el Módulo PAG. una vez se verifica que existe un Documento de Recaudo por clasificar con saldo por imputar. 1. El perfil contable, radica una cuenta por pagar por la transacción PAG/Acreedores No Prespuestales y le vincula documento de Recaudo por clasificar, para que genere la cuenta por pagar en la contabilidad, seleccionando el código No presupuestal que corresponda. 2. El perfil contable, registra el Acreedor, a partir del número de radicación de la cuenta por pagar. 3. El perfil pagador genera la orden de pago, vinculando el Numero del documento acreeedor.
Se debe revisar la tabla TCON13, para saber si alguno de los rubros no está incluido dentro de la relación de la deducción-rubro que se le pretende aplicar. Y si no esta incluida, se debe enviarla a la Contaduría para que valide si vincula o no la relación con el rubro faltante.
Porque la posición de gasto se está digitando a un nivel diferente al del registro inicial de la solicitud de CDP.
El tercero de un compromiso se puede modificar siempre y cuando esté en estado "Generado", es decir, que aún no tenga ninguna obligación presupuestal de gasto vinculada.
Debe comunicarse con la tesorería que atendió el pago para confirmar si el pago fue devuelto, y está pendiente de cargar el pago no exitoso.
Antes de registrar la solicitud de recursos de destinación específica, la entidad debe verificar que se hayan cumplido los siguientes pasos: 1. La Administración del SIIF registra el ámbito presupuestal y 2. La entidad por la Unidad ejecutora en cabeza de quien está el Documento de destinación especifica, debe registrar la transacción de EPG/Destinación Especifica/Documento de destinación/Modificar ámbito presupuestal para actualizar los rubros presupuestales que financian el DDE, la actualizacion del ámbito debe realizarse cada año.
Porque la entidad no ha informado cuál será el esquema de tesorerías para el o los rubros contenidos en la obligación, o la entidad ya informó, pero la Administración SIIF no ha registrado la parametrización.
Con la evidencia respectiva, debe comunicarse con la DTN y solicitar que le retiren los documentos de recaudo por clasificar.
El medio de pago o cuenta bancaria del compromiso se puede modificar siempre y cuando tenga saldo por comprometer, o, que la obligación vinculada a este compromiso tenga saldo por ordenar para pago.
Se debe anular la orden de pago y modificar el tercero en el compromiso presupuestal que soporte ese pago.
El cierre presupuestal para cada mes lo define la Dirección General de Presupuesto y los cierres contables los define la Contaduría General de la Nación. Esta información se consigna y se publica mediante Circular de la Administración SIIF cada vigencia.
Cuando la entidad genera documentos de cobro por la prestación de un servicio o por la venta de bienes y el recaudo se da en fechas posteriores, dichos documentos se deben registrar por ING/Causación de Ingresos /Causación Básica.
1. Verifique que la devolución a efectuar, corresponde a un ingreso previamente causado y recaudado e identifique el No. del Documento de Recaudo de Ingresos. 2. Verifique que el tercero del Documento de Recaudo de Ingresos corresponda al tercer solicitante y confirme si se requiere reclasificar el tercero . 3. El perfil gestión ingresos, registra la solicitud de Devolucion por ING /Devoluciones /Solicitud, con los datos del tercero a Devolver. 4. El perfil contable registra el Acreedor, por la transacción ING /Devoluciones/ Acreedor vario/Pago de lo No debido. Para esto debe conocer el Número de la Solicitud y el Documento de Recaudo de Ingresos. El tercero de los 2 documentos debe ser el mismo. 5. El perfil pagador genera la orden de Pago, por la transacción ING/ Devoluciónes/ orden de pago.
Debe ingresar por el Menu REPORTES. Allí ingresa al módulo ING/Informes/ Informe de Ejecución Presupuestal. El Reporte se genera para la Unidad Ejecutora y presenta la información a nivel de ley, decreto de liquidacion o desagregado.
Si la entidad tiene la evidencia de la consignación y tiene la certeza que estos recursos corresponden a ingresos de la Nación, debe comunicarse con la Dirección del Tesoro Nacional y solicitar la asignación de dicho valor.
El usuario debe verificar que el rubro que está utilizando es el correcto antes de radicar el Incidente en el Call Center. Si radica Incidente, debe adjuntar el pantallazo de error donde se observen los datos de la entidad de conexión y todos los datos de la carpeta ITEMS (Fuente, Situación, Rubro, valor). Se debe revisar la tabla TCON13, para saber si alguno de los rubros no está incluido dentro de la relación de la deducción-rubro que se le pretende aplicar. Y si no esta incluida, se debe enviarla a la Contaduría para que valide si vincula o no la relación con el rubro faltante.