Pregunta 1:
¿Los valores de la ejecución presupuestal que se registran en el FUT corresponden a periodos trimestrales o a valores acumulados?
Categoría: Aplicable a todas las categorías Presupuestales
Respuesta:
Los valores que se registran en el FUT son valores acumulados a la fecha de corte para todas las categorías de información excepto para las categorías que recogen información de la tesorería, es decir si el reporte se hace en el mes de Junio, se debe entregar la información acumulada entre enero y Junio, si es diciembre, el reporte contiene la ejecución acumulada de enero a diciembre.
Pregunta 2:
¿Los valores se deben diligenciar en pesos, miles o millones? ¿Porqué se permiten cifras decimales en los valores?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Los valores se deben diligenciar en miles de pesos. El reporte de las cifras con decimales es potestad de la entidad territorial, el sistema de reporte permite el registro de cifras de hasta tres decimales.
Pregunta 3:
¿Qué tipos de entidades deben reportarle al FUT?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
El artículo 2 del Decreto 3402 de 2007 reglamentario del artículo 31 de la Ley 962 de 2005 dispone el ámbito de aplicación del FUT, así:
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. Para tal efecto, deberán incluir la información solicitada de los diferentes sectores de competencia de la respectiva entidad territorial, así como la que corresponda a los recursos de educación y salud que sean ejecutados por entidades diferentes a las mencionadas anteriormente.
En consecuencia, las entidades del sector descentralizado que administren los recursos destinados a salud y educación, las corporaciones públicas y los órganos de control de la entidad territorial, deberán enviar la información en la misma estructura del FUT a la administración central correspondiente, para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de la gobernación o alcaldía, según el caso del Departamento, Distrito o Municipio al cual pertenecen, con una antelación mínima de 15 días calendario a las fechas establecidas en el artículo tercero (3°) del presente decreto.
Pregunta 4:
¿Puedo enviar el FUT fuera de los límites de tiempo?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Si puede enviar el FUT, fuera de los límites de tiempo de acuerdo a los términos del decreto 3402 de 2007 y a la resolución N. 194 de 2012 de la Contaduría General de la Nación, sin embargo dicho envío se marca como extemporáneo lo cual le puede generar sanciones.
El plazo máximo de envío extemporáneo del envío de la información se encuentra expreso en el artículo 1 de la resolución 194 de la Contaduría General de la Nación con el siguiente calendario:
Imagen***
Pregunta 5:
¿Qué me puede ocurrir si no reporto información?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
La entidad puede ser sancionada teniendo en cuenta el texto del Decreto 3402 de 2007 en su artículo 6.
Artículo 6°. Control de cumplimiento. El incumplimiento en el reporte oportuno de información de que trata el presente decreto, generará las sanciones disciplinarias a que haya lugar. Para tal efecto, el Contador General de la Nación informará a la autoridad competente el listado de las entidades territoriales que incumplieron, con el fin de que se inicie el respectivo proceso.
Cabe mencionar que dada la utilidad de la información contenida en el FUT, es pertinente dar estricto cumplimiento a las fechas de reporte, ya que el incumplimiento podría llegar a acarrear problemas a la entidad territorial, por ejemplo, en lo que tiene que ver con la distribución del Sistema General de Participaciones.
Pregunta 6:
¿Como se reporta un error de tipo permisible en el CHIP?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Los errores permisibles en realidad corresponden a información adicional que explica un rubro presupuestal. Para reportar un error permisible utilice el procedimiento que se describe a continuación:
· Valide la información
· Si existen errores de tipo permisible con comentarios, verifique que realmente no sean errores.
· Utilice la opción de envío de información y en la columna de comentarios escriba la justificación, los comentarios no deben sobrepasar los 255 caracteres.
· Debe escribir comentarios para cada tipo de error permisible y al finalizar podrá enviar el formulario.
Pregunta 7:
¿Es posible enviar reportes con errores no permisibles?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
No es posible enviar información con errores no permisibles.
Pregunta 8:
¿Cómo se reporta una capitalización en el FUT?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
En relación con las transferencias pagadas por las entidades territoriales, el libro titulado “Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano”, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Presupuesto Nacional, define:
Los gastos de funcionamiento de clasifican en: gastos de personal, gastos generales, transferencias corrientes, transferencias de capital y gastos de comercialización y producción.
En lo relacionado con las transferencias, su descripción corresponde a:
“... .
2.1.3. Transferencias Corrientes
Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la atención de la misma.
2.1.4. Transferencias de Capital
Comprende aportes a órganos y entidades para gastos de capital, capitalización del ente receptor y la participación de los municipios en los ingresos corrientes de la Nación.
... .”
De acuerdo a lo anterior, las transferencias de capital (entre otras, capitalizaciones) son una subclasificación en los gastos de funcionamiento indistintamente de se destine para funcionamiento e inversión.
Pregunta 9:
En cuanto a las reservas presupuéstales, el departamento no hace aplicación a la Ley 819, por lo cual se reservó del presupuesto del año anterior y se ejecuta como reserva presupuestal en esta vigencia; ¿dicho manejo es correcto?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
Para empezar habría que decir que la ley 819 de 2003 ordenó que en un período de transición de dos años se incorporaran las reservas y los recursos que las financian en el presupuesto de la vigencia siguiente con el propósito de que el tamaño de las reservas como proporción del presupuesto se redujera a su mínima expresión y solo para casos excepcionales o de fuerza mayor donde no fuera posible recibir los bienes y servicios contratados dentro de la vigencia. Precisamente por eso, creó el instrumento de vigencias futuras para los casos en que no es de esperar el recibo a satisfacción de bienes y servicios en la misma vigencia en que se contratan.
Aunque el período de transición ya terminó, la mayoría de las entidades territoriales continúan incorporando las reservas y los recursos que las amparan dentro del presupuesto de la siguiente vigencia, procedimiento que las entidades participantes en el FUT hemos considerado conveniente y, por tal razón, dentro del Formulario se incorporan los valores por fuente que al final del año respaldan las reservas presupuestales constituidas dentro de los recursos del balance, rubro “Recursos que financian reservas presupuestales excepcionales (Ley 819/2003)”, en tanto que en los gastos se identificaron claramente los rubros para el registro de las reservas presupuestales de funcionamiento y de inversión por sector, los que deberán ser homologados a los códigos propios de esa ejecución separada, toda vez que esos gastos hacen parte del presupuesto de la siguiente vigencia.
No obstante, si en su entidad no se sigue este procedimiento, sino que se maneja un presupuesto independiente para las reservas, el mismo no es incorrecto. Lo importante en uno y otro caso es tener en cuenta que para constituir las reservas se requiere contar con el recurso disponible, léase en la caja, que las ha de financiar, pues de lo contrario lo que procede es constituir el déficit y, en cualquiera de las dos situaciones señaladas, lo correcto es incorporarlo en el presupuesto de la vigencia siguiente para ser atendido con prelación, castigando en consecuencia dicho presupuesto para abrir el paso a la financiación de ese déficit.
Finalmente, se insiste en que un valor elevado de las reservas constituidas no solo es reflejo de problemas asociados a deficiencias en los procesos de programación y ejecución del presupuesto, sino de que no se están logrando los objetivos perseguidos por la ley 819 de 2003 de avanzar hacia presupuestos de caja en los que en una vigencia solo se comprometen gastos con la certeza de que se contará con los recursos para financiarlos y de que se garantiza la entrega a satisfacción de los bienes y servicios contratados en la misma vigencia (principio de anualidad).
Pregunta 10:
Para los gastos de funcionamiento: ¿En qué casos las entidades territoriales deben reportar información de las secretarías de Salud y Educación?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
Si se trata de departamentos y municipios certificados, la información de las secretarías de educación se debe diligenciar en todos los casos dado que dichas entidades son las responsables de la administración de los recursos del sector educación.
En el caso de las Secretarías de Salud, la información debe ser diligenciada por todos los departamentos y municipios así no estén certificados. Ello es indispensable para identificar el uso de los recursos del sector teniendo en cuenta que existen legalmente fuentes autorizadas para su financiación (rentas cedidas).
Pregunta 11:
¿El gasto por el servicio de alumbrado público, como debe ser clasificado?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
El gasto por el servicio de alumbrado público debe ser clasificado como inversión, dado que no corresponde a un gasto necesario para el normal funcionamiento de la planta administrativa del municipio y al contrario se trata de un servicio con cobertura en la jurisdicción del municipio contratado con un tercero.
Pregunta 12:
¿Dónde y cómo se incluye la deuda reestructurada?
Categoría: Presupuesto del Servicio de la Deuda
Respuesta:
Siempre y cuando obedezca a la contratación de operaciones de crédito público (reestructurada o no), los gastos derivados de su contratación como amortizaciones, intereses, comisiones y otros deben registrarse en la categoría de servicio de la deuda seleccionando, el sector y la fuente
Pregunta 13:
¿Cómo se registran los pagos de Bonos pensiónales en el FUT?
Categoría: Presupuesto del Servicio de la Deuda
Respuesta:
Toda vez que el artículo 72 de la Ley 617 de 2000 autorizó el pago de bonos pensionales tipo A –expedidos por entidades privadas y B expedidos por el ISS por servicio de la deuda, se dio apertura a estos conceptos, identificando si dichos pagos se hicieron CON Y SIN situación de fondos, así:
En la categoría de gastos de funcionamiento se encuentran los conceptos para el registro del pago de Bonos pensionales tipo C expedido por FONPRECON y tipo E expedido por ECOPETROL, así:
![]()
En la categoría de servicio de la deuda se encuentran los conceptos de con y sin situación de fondos para pago de Bonos de tipo A y B autorizados por la ley 617 de 2008
Pregunta 14:
¿Dónde se incluyen los recursos del FAEP?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
En el formato de ingresos, su registro corresponde a regalías indirectas, dentro de los ingresos de capital.
Pregunta 15:
¿Dónde se registra la cancelación de reservas?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
Los recursos de cancelación de reservas entendidos como aquellos originados en la anulación de reservas presupuestales adquiridas con cargo a la vigencia fiscal anterior cuando haya desaparecido o el monto del compromiso resulte inferior, se registran dentro de los recursos del balance, en ingresos de capital.
Pregunta 16:
¿Dónde se incluye el servicio de la deuda del ajuste fiscal?
Categoría: Presupuesto del Servicio de la Deuda
Respuesta:
El servicio de la deuda se reporta a través de la categoría denominada con el mismo nombre. En el caso de pagos correspondientes a la contratación de créditos de ajuste fiscal se debe seleccionar el sector
Pregunta 17:
¿En qué casos se deben registrar los conceptos de costos y gastos asociados a la operación?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
Los costos y gastos operativos no corresponden normalmente a la estructura de gastos de las gobernaciones o alcaldías salvo cuando ejecutan directamente actividades de tipo industrial o comercial como es el caso de las unidades de servicios públicos en municipios y las licoreras en los departamentos. Estos conceptos deben ser diligenciados por las entidades territoriales cuando estos servicios se prestan a través de una secretaría mas, es decir sin personería jurídica, pero con las obligaciones típicas de una empresa como llevar contabilidad separada.
Pregunta 18:
¿En los conceptos de otros, como debo reportar la información cuando existe una solicitud de comentario?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Las cuentas que se encuentran denominadas como otros (p.e. Otros ingresos de capital, otros gastos generales) se consideran como permisibles con comentarios y se espera que en el comentario se registre el detalle de cada cuenta separado por comas. El valor reportado es la suma de todos los detalles.
Además como parte del formato de gastos de funcionamiento, se estableció la fuente denominada Otras fuentes, la cual tiene el mismo funcionamiento, es decir en el comentario se registran las otras fuentes separadas por comas.
Es pertinente recordar que en el diseño del FUT se tuvieron en cuenta la incorporación de muchos detalles de la ejecución presupuestal, por lo que se espera que se registren en otros aquellos cuyo concepto no se encuentra en el formulario. Para encontrarlos puede utilizar la herramienta de BUSCAR CONCEPTO a través del menú de Edición – Buscar Concepto (Por código o Nombre)
Pregunta 19:
¿Cuándo existe más de una destinación específica como la debo reportar?
Categoría:
Respuesta:
Cuando existe más de una destinación específica asociada al mismo concepto presupuestal, en el campo de Número de documento debe registrar los tipos y números de actos administrativos separados por comas y colocar en las columnas de porcentaje y/o la sumatoria de los valores correspondientes.
Pregunta 20:
¿La entidad territorial recauda algunas rentas las cuales no fueron encontradas en el formato, como se deben registrar?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
Es preciso mencionar que dentro de los criterios utilizados en el diseño del Formato Único Territorial estuvo la inclusión de la totalidad de los ingresos que cuentan con respaldo legal, por tal razón debe indagarse dentro de los conceptos de ingreso la existencia de dicha renta, antes de proceder a su registro en OTROS.
Para aquellos conceptos que no se encuentren en el formato de ingresos se crearon las cuentas de otros que hacen parte de la clasificación presupuestal. Cuando la entidad territorial registre el valor, debe tener presente que en el momento del envío de la información a la Contaduría General de la Nación, debe diligenciar en el campo de formulario el detalle de la cuentas Otros, es decir, detallar las rentas o ingresos que no hacen parte de la clasificación establecida
Pregunta 21:
El impuesto para vehículos automotores de vigencias anteriores está ubicado como ingresos tributarios y en el caso del departamento aparece como recursos de capital. ¿Debiera para el caso del FUT presentarse como ingreso tributario aun cuando aparezca como recursos de capital en nuestro presupuesto? O ¿se debe modificar el presupuesto del departamento?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
El impuesto para vehículos automotores tanto de vigencia actual como de vigencias anteriores es de origen tributario, en el caso que a dicho tributo se le asigne, por acto administrativo o por acción directa de la administración, una destinación específica, tal hecho no modifica su origen. En el formulario único territorial se definieron las siguientes columnas para recolectar la información de las otras destinaciones específicas:
• Otras Destinaciones – Tiene Documento Soporte: Variable de tipo cualitativo que en la cual la entidad establece si existe una destinación específica, respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT; para lo cual debe señalar tal situación en el campo respectivo de la variable de chequeo.
• Otras Destinaciones – Numero Documento: Variable cualitativa que permite registrar el número del acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT. Si la renta tiene una destinación específica se debe diligenciar las dos variables que están a continuación en el formato y que permiten establecer o el valor de la destinación, cuando se estable que la destinación es un valor fijo, o el porcentaje de la destinación cuando la destinación se establece como proporción de la renta. Si la renta no tiene destinación específica debe registrar en el campo “Numero Documento” que el valor NO APLICA.
• Otras Destinaciones - % de la Destinación: Variable de tipo cuantitativo en la que se registra el porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como proporción de la renta. En el caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).
• Otras destinaciones – Valor Destinación: Variable de tipo cualitativo en la que se registra el valor de la destinación específica cuando el acto administrativo establece que la destinación es un valor fijo. En el caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).
Pregunta 22:
La desagregación IVA Licores: Salud y Deporte en el presupuesto de ingresos del departamento aparecen como no tributarios y en el FUT figuran como tributarios”. Así mismo ¿cuál es el tratamiento cuando se trata de participación por la explotación del monopolio de licores?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
De acuerdo con las normas vigentes, la desagregación IVA Licores para salud y para deportes es un Ingreso tributario que se deriva del recaudo del impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares.
Este IVA cedido se encuentra incorporado en la tarifa del impuesto al consumo de licores, se liquida ante los departamentos, y respecto de éste la entidad territorial posee las atribuciones de sujeto activo, por lo anterior se considera un ingreso tributario de los departamentos. En tal sentido se registra dentro del impuesto al consumo de manera que se discrimine el IVA cedido del impuesto al consumo.
Ahora bien, los ingresos por la explotación del monopolio de licores a título de participación son un ingreso no tributario de los departamentos. El IVA cedido que se encuentra incorporado en la tarifa de la participación que fije la Asamblea será un ingreso no tributario de los departamentos.
Pregunta 23:
¿Cómo clasifica el FUT los ingresos no tributarios?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
La clasificación de ingresos no tributarios se subdivide en Tasas, Multas y Contribuciones; sin embargo, dado que en las entidades territoriales se presenta de manera recurrente el ingreso proveniente de transferencias del orden nacional y/o de otras entidades, en la clasificación del FUT se establecieron los siguientes conceptos:
1. Tasas y Derechos
2. Multas y Sanciones
3. Contribuciones
4. Venta de bienes y servicios
5. Rentas Contractuales
6. Transferencias
Pregunta 24:
¿Los derechos de explotación de juegos de suerte y azar están ubicados como ingresos no tributarios y en caso del departamento aparece como ingreso tributario?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
En relación con la explotación de juegos de suerte y azar debe recordarse que se encuentra sujeta a monopolio de acuerdo con la ley 643 de 2001 por lo tanto no es posible la denominación de impuestos al azar y juegos permitidos porque los recursos percibidos corresponden a los derechos por la explotación del monopolio por parte de quien haya señalado la ley 643 de acuerdo con el juego de que se trate.
Además, la ley 643 de 2001 en su artículo 49 establece la prohibición de gravar los juegos de suerte y azar por los departamentos, distrito o municipios con impuestos, tasas o contribuciones fiscales o parafiscales distintos a los consagrados en dicha ley. Por esta razón dicho ingreso se considera como no tributario.
Pregunta 25:
En las cuentas correspondientes a las multas y sanciones de transito y transporte, multas de control fiscal y Multas de control disciplinario ¿deben incluirse los ingresos de las contralorías departamentales y de los tránsitos definidos como establecimientos públicos?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
Se debe aclarar que el FUT solamente contempla el registro de los ingresos del nivel central, por lo tanto el ingresos de los establecimientos públicos no hace parte de la ejecución presupuestal que se debe reportar por lo menos durante la vigencia 2008 (debido a que es posible que para los año subsiguientes se establezcan los mecanismos para solicitar información adicional)
Las contralorías departamentales al no tener presupuesto de ingresos, las multas impuestas por los órganos de control deben incorporarse en el presupuesto del nivel central en los rubros multas de control fiscal y Multas de control disciplinario, según sea el caso de quien las imponga.
Pregunta 26:
¿Se deben incluir en el presupuesto de ingresos los recursos transferidos a terceros?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
Es necesario manifestar que dentro del FUT se ha considerado que pese a que recursos tales como la participación o sobretasa ambiental y el 5% de la sobretasa a la gasolina de los departamentos con destino al Fondo de Subsidio de la sobretasa, deben ser transferidos a terceros, al analizar la titularidad de la renta el legislador las ha establecido en cabeza de las entidades territoriales, por tal razón y teniendo lo anterior como principio rector en el diseño del FUT se hace necesario incorporarlos pretendiendo establecer un control real sobre la totalidad de los recaudos.
A diferencia de los anteriores recursos, existen recaudos de sumas de dinero que definitivamente no son ingresos de la entidad territorial como son las retenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, o la retención de la contribución ganadera. En estos casos contablemente se maneja una cuenta de retención por pagar, cuenta del pasivo, que se disminuye conforme se realiza el pago a la entidad respectiva: DIAN, Fedegan, departamento; pero que no es ni ingreso ni gasto del respectivo ente territorial.
Pregunta 27:
¿Qué es una unidad ejecutora en los gastos de funcionamiento?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
Corresponde a las secciones presupuestales entendidas en los términos del artículo 110 del Decreto 111 de 1996 que indica que:
“Los órganos que son una sección en el Presupuesto General de la Nación, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la ley. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada órgano quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes”.
En lo que respecta al manejo presupuestal, estas secciones deben elaborar y presentar el ante proyecto de presupuesto de su dependencia que para que sea incorporado dentro del presupuesto general del municipio y se limitan a efectuar la ordenación del gasto asignado y a realizar la contratación dentro de los rubros correspondientes.
Pregunta 28:
¿Qué información reporta el nivel central en la categoría de los gastos de funcionamiento?
Categoría: Presupuesto de Gastos de Funcionamiento
Respuesta:
El artículo 1 del decreto 3402 de 2007 dispuso la adopción del Formulario Único Territorial, FUT, como reporte de información, mediante el cual se recolectará información sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales…Se entenderá como información oficial básica, para efectos de la aplicación del presente decreto, aquella de naturaleza organizacional, presupuestal, financiera, económica, geográfica, social y ambiental, de las entidades territoriales, que sea requerida por alguna o varias entidades del orden nacional.
A la fecha se encuentran parametrizadas las categorías de ejecución presupuestal, y las relacionadas con el seguimiento al uso de las regalías. Sin embargo en los términos descritos y ante la solicitud de información a las entidades territoriales por varias entidades del orden nacional lo más posible es que se amplíen los requerimientos de información.
Pregunta 29:
¿Cómo debo reportar las columnas de compromisos, obligaciones y pagos?
Categoría:
Respuesta:
Con el fin de obtener la información de la totalidad de las etapas presupuestales en lo que tiene que ver con los gastos de la entidad territorial se estableció dentro del reporte de ejecución presupuestal de gastos la inclusión de los compromisos, obligaciones y pagos acumulados, así:
![]()
Con esta información es posible conocer el cierre presupuestal al final de la vigencia, es decir calcular las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, así:
Las reservas presupuestales se obtienen a partir de la siguiente fórmula:
F (Reservas) = C (Compromisos) – D (Obligaciones)
Las cuentas por pagar se obtienen como:
G (Cuentas por Pagar) = D (Obligaciones) – E (Pagos)
Pregunta 30:
¿Cuál es el tamaño máximo de los comentarios?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
El tamaño máximo de los comentarios es de 255 caracteres.
Pregunta 31:
¿En destinaciones específicas que debo reportar?
Categoría: Presupuesto de Ingresos
Respuesta:
Se debe reportar únicamente la información de las destinaciones establecidas por un acto administrativo de la entidad territorial, para el caso de los departamentos son las ordenanzas y para el caso de los municipios son acuerdos.
Recuerde que los porcentajes de destinación específica determinados por ley, ya están incorporados en el FUT a través de los atributos extensibles de los conceptos de ingreso. Por tal razón no se deben escribir estas normas.
Pregunta 32:
¿Para que sirven las cifras de control en los reportes y cuál debe ser su funcionamiento?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Las cifras de control se encuentran disponibles en las categorías presupuestales y tienen como objetivo asegurar el envío de la completitud de los rubros presupuestales, además de confirmar los totales de la ejecución para la entidad reportante. El funcionamiento de las cifras de control es el siguiente:
a. Lo primero que debe registrar en el formato es la cifra de control. Este valor debe ser igual al total de la variable reportada disponible en la ejecución presupuestal producida (a través de su sistema de gestión) por la entidad.
b. A medida que registre o cargue la información presupuestal el CHIP o la herramienta de captura va refrescando el total de lo que se digite.
c. Al finalizar la captura de datos el CHIP valida que el valor total sea el mismo que el de la cifra de control, en caso contrario no es posible hacer el envío.
Pregunta 33:
¿Qué sucede cuando al momento de validar la información me dice que el formulario no puede venir vacío?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Las categorías de información tienen restricciones sobre el envío del formulario vacío, las cuales pueden ser de tipo permisible o no permisible. Las categorías en las cuales el tipo de error es no permisible son las categorías de ingresos y gastos de inversión. Para el caso de los gastos de funcionamiento depende del tipo de entidad territorial:
Municipios: Es exigible la información para las unidades ejecutoras correspondientes al nivel central, concejo y personería,
Departamentos: Es obligatorio reportar la información para el nivel central, asamblea, contraloría, secretaria de educación y secretaria de salud
Para el caso del servicio de la deuda, si el municipio no tiene deuda pública, debe reportar dicha categoría a través del CHIP, utilizando el mensaje permisible con comentarios en el momento del envío.
Pregunta 34:
¿Cómo se reporta en el formulario de transferencias una entidad del sector privado?
Categoría: Ingresos y Gastos de Funcionamiento, formularios de transferencias
Respuesta:
Existe el código SECTOR PRIVADO, seleccione esta opción y al momento de hacer el envío a través del chip escriba el nombre de la entidad o entidades separadas por comas en el espacio de comentarios; recuerde que el máximo número de caracteres para los comentarios es de 255.
Pregunta 35:
¿Donde puedo consultar los conceptos que aplican para transferencias en ingresos y gastos de funcionamiento?
Categoría: Ingresos y Gastos de Funcionamiento
Respuesta
En la herramienta de ayuda Excel se presentan los conceptos de transferencias para Ingresos y gastos de Funcionamiento.
Pregunta 36:
¿Como debo reportar las Reservas?
Categoría: Reservas Presupuestales
Respuesta
Se deben reportar las reservas en la categoría de reservas, existen dos formularios: (1) el de ingresos que amparan reservas y (2) el de reservas presupuestales. El reporte se debe hacer indistintamente si la entidad incorpora o no las reservas al presupuesto.
Pregunta 37:
¿Como se diligencian los conceptos de reservas FRINC y FRSEP?
Categoría: Reservas Presupuestales
Respuesta
Si constituyo reservas presupuestales, informe de qué manera se lleva el control de la ejecución de las reservas en la entidad territorial, si es a través de una ejecución separada utilice el concepto FRSEP o si se incorporan las reservas presupuestales al presupuesto de la siguiente vigencia utilice el concepto FRSEP.
Pregunta 38:
¿Si no poseo información en un trimestre para algunas categorías como: Cuentas por Pagar, Excedentes de Liquidez, Vigencias Futuras debo enviar el formulario en ceros o vacío?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta:
Debe diligenciar el concepto FVAC (formulario vacio) en ceros y enviar el formulario siempre y cuando no exista información acumulada al trimestre. Recuerde que los reportes de información son acumulados por lo tanto si se ha venido reportando información diferentes de reportes vacíos durante la vigencia no es posible hacer un reporte en CEROS dado que por lo menos debe existir información acumulada del trimestre inmediatamente anterior.
Pregunta 39:
¿Como solucionar los errores de completitud en los formularios FUT?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
La plataforma CHIP exige que al comenzar al diligenciar una fila se deben diligenciar por completo todas las columnas asociadas al registro, por lo tantos se debe diligenciar completamente el formulario sin dejar espacios en blanco, digite cero (0) donde no hay datos para los datos numéricos y en algunos casos la palabra NA (No Aplica) para celdas de tipo texto. Es necesario revisar el instructivo de cada categoría para el correcto envío de los datos cuando existan problemas de completitud.
Pregunta 40:
¿Como puedo obtener la Herramienta de Ayuda Excel?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Ingrese a www.chip.gov.co y consulte el link en la página principal “información de la categoría” – Archivos de Ayuda FUT.
Pregunta 41:
¿Cuáles son las categorías que hacen parte del Formulario Único Territorial –FUT?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Las categorías que hacen parte del FUT son: Ingresos, Gastos de Funcionamiento, Gastos de Inversión, Reservas Presupuestales, Servicio de la Deuda, Cuentas por Pagar, Vigencias Futuras, Cierre Fiscal, Ejecución Presupuestal del Fondo de Salud, Tesorería del Fondo de Salud, Excedentes de Liquidez, Deuda Pública, Registros Presupuestales Agua Potable y Saneamiento Básico, Desplazados Ejecución Presupuestal y Desplazados Personas y Recursos.
Pregunta 42:
¿Qué categorías se reportan anualmente en el Formulario Único Territorial?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Cierre Fiscal y Deuda Pública.
Pregunta 43:
¿Qué significa el error número de variables diferentes a las esperadas al importar un archivo plano al chip?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Significa que el archivo que está importando al chip está incompleto o es inválido, verifique el número de columnas del archivo plano Vs el formulario que está reportando.
Pregunta 44:
¿Que significan los envíos que aparecen con estado C- Rechazado por Cierre de Periodo?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Estos envíos han sido rechazados por el sistema chip porque fueron realizados después de la fecha de reporte oportuno.
El sistema CHIP se cerrará para las categorías FUT por espacio de cinco días calendario después de la fecha del reporte oportuno, y se abrirá a partir del sexto día para recibir información extemporánea hasta la fecha de reporte extemporáneo, a partir de la cual se cerrará el sistema definitivamente.
Pregunta 45:
¿Cuál es el procedimiento para un renvío de información?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Para un reenvió de información con el propósito de corrección, la entidad reportarte debe enviar a la Secretaria Técnica del FUT, una solicitud motivada de apertura del sistema indicando las razones que justifican las modificaciones de la información ya reportada.
La solicitud firmada por el representante legal de la entidad territorial puede ser escaneada y enviada al correo electrónico gestiondocumental@contaduria.gov.co
Pregunta 45:
¿Los envíos en estado de validación, se deben volver a enviar?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
No se deben volver a enviar. VERIFIQUE en www.chip.gov.co el vínculo "Consulte Informe al Ciudadano" que la información correspondiente al trimestre enviado esté disponible para consultar.
Es importante verificar en la página del chip con su usuario y contraseña en la opción Consultas /Histórico de envíos que su envío tenga estado aceptado, si tiene un estado diferente por favor comuníquese con la mesa de servicio de la Contaduría General de la Nación.
Pregunta 46:
¿Cuánto tiempo debo esperar para verificar que mi envío fue aceptado?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Una vez realizado el envío por categoría, no requiere llamar a la Contaduría para confirmarlo. Usted lo pude hacer, espere 10 minutos y verifique el estado del envío ingresando a www.chip.gov.co con su usuario y contraseña, ingrese a la opción Consultas/Histórico de envíos. Si su envío no registra el estado “ACEPTADO” comuníquese con la Mesa de Servicio antes de intentar un nuevo envío.
Pregunta 47:
¿Es posible enviar por separada cada categoría del Formulario Único territorial - FUT?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Si. Los envíos se deben hacer por categoría. Algunas categorías tienen mas de un formulario, al hacer el envío de la categoría se hacen los envíos de todos los formularios que pertenecen a la categoría
Pregunta 48:
¿Para resolver las dudas de las categorías FUT con quien debo comunicarme?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Ingrese a www.chip.gov.co y consulte el link en la página principal “información de la categoría” – Archivos de Ayuda FUT, allí encontrara un listado de las personas que le atenderán las dudas de carácter conceptual de las diferentes categorías FUT.
Pregunta 49:
¿Dónde y cómo puedo consultar el reporte de calidad de datos que publica el Ministerio de Hacienda y Crédito Público?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
El reporte de calidad se encuentra publicado en www.minhacienda.gov.co/elearning en esta página usted debe iniciar digitando el usuario y clave que fue creada en su momento para poder consultar.
Si aún no ha creado su clave, debe seguir las instrucciones que le provee el sistema para creación de usuario y clave; si tiene inconvenientes al respecto o el sistema le responde que el usuario ya a sido creado, debe comunicarse al Ministerio de hacienda al 3811700 ext 2214 o enviar un correo solicitando asistencia técnica a dbejaran@minhacienda.gov.co
Pregunta 50:
¿Qué significa REPORTE INCOMPLETO O INEXACTO en el informe de calidad de datos?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
El reporte de calidad de datos evalúa la información reportada en cada categoría y unos rangos de crecimiento aproximados. Cuando el reporte aparece en rojo con el título incompleto o inexacto significa el no cumplimiento de alguno de sus indicadores.
Ej:
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3.7
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¿Reportó gastos de funcionamiento para la Secretaría de Salud? Valor comparado: total gastos de funcionamiento para la unidad ejecutora, si existe. Si es mayor que cero, el indicador es 1 ó ACEPTADO
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33,082,166
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1
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1
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Si la calificación de este indicador es 1, significa que la entidad está certificada en Salud y reporta sus gastos en la unidad ejecutora correspondiente. Si la calificación de éste fuera 0, el indicador quedará en color rojo indicando el incumplimiento de la norma ya que siendo entidad certificada no separa sus gastos en el reporte.
Pregunta 51:
¿Como descargar la información reportada a través de la herramienta de reporte Excel cargada con los datos que cada municipio envió al FUT?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Ingrese a www.minhacienda.gov.co/elearning con su usuario y contraseña al link FUT para Municipios seleccione el departamento al cual pertenece su municipio e ingrese a los Indicadores de calidad para descargar el informe
Pregunta 52:
Qué significa el indicador ¿Está por debajo del rango de reporte?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
El valor comparado es el mínimo posible para gastos de funcionamiento; si el total de funcionamiento supera este valor, el indicador es 1, es decir, ACEPTADO.
Existen indicadores de rangos de reporte en Ingresos, Gastos de Funcionamiento e Inversión, lo que se hacen estos indicadores es una comparación de crecimiento del reporte la categoría en el trimestre actual con relación al anterior. Es un rango aproximado previamente establecido, si se pasa por encima o por debajo del mismo el indicador alerta sobre esta situación cuando está en color rojo, de lo contrario el indicador cumple con el requisito señalado.
Pregunta 52:
¿Por qué cambió mi reporte de calidad del mismo trimestre?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
El reporte de calidad se genera en dos oportunidades durante el trimestre. La primera vez se publica con la información reportada de manera oportuna. La segunda corresponde al cierre del período el cual contiene la información que se reportó nuevamente si hay lugar a correcciones o aquella que no alcanzaron a reportar en fecha oportuna.
Pregunta 53:
¿Si no estoy de acuerdo con la calificación de los rangos de reporte porque el crecimiento en mi entidad no se puede sujetar al previamente establecido por esa dirección, puedo apelar la calificación?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Sí. Existe la posibilidad de justificar un crecimiento por encima o por debajo de estas categorías (Ingresos, Gastos de Funcionamiento e Inversión) para aquellos casos en los que la entidad puede demostrar que los crecimientos no podían ajustarse al indicador tal cual está concebido.
Pregunta 54:
¿Cómo hago para enviar una justificación y quien me puede explicar el reporte de calidad si no lo entiendo?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Puede enviar su justificación a los correos que aparecen en la mesa de ayuda del Ministerio de Hacienda o específicamente a dbejaran@minhacienda.gov.co. La explicación del mismo también la puede solicitar aquí.
Pregunta 55:
¿Puedo hacer nuevamente envíos de la información FUT para corregir el informe de calidad de datos?
Categoría: Aplicable a todas las categorías
Respuesta
Puede reportar la información que le aparece como incompleta o que no envío; para hacer un reenvió de información, realice el procedimiento descrito en la Resolución 194 de 2012, su envío quedara extemporáneo.
