La situación financiera de cualquier organización, pública o privada, constituye un insumo básico para los procesos de toma de decisiones a todos los niveles y, en general, un elemento crítico para evaluar su gestión. En organizaciones pequeñas y poco complejas el conocimiento detallado de este tipo de información resulta relativamente simple: las funciones de gestión están fuertemente concentradas y los procedimientos aplicados son sencillos de monitorear, permitiendo extraer en cada momento los datos que se consideran relevantes.

En organizaciones complejas, caracterizadas por la especialización de las funciones atribuidas a los distintos órganos, divisiones y/o departamentos, el conocimiento de la situación financiera, derivada de la gestión, requiere una estricta disciplina procedimental y la existencia de claros criterios de general aceptación, de modo que cada sujeto que participa en el proceso de gestión global, opere consistentemente con el resto de la organización. Con base en lo anterior es factible establecer sistemas de información capaces de facilitar datos homogéneos, referidos a periodos de tiempo delimitados.

Así, la implantación de un Sistema Integrado de Información Financiera en el seno de una organización compleja requiere, de una parte, una clara definición de los procedimientos y técnicas a aplicar y, de otra, un claro mandato dirigido a los órganos gestores, que fije la necesidad de actuar conforme a las reglas establecidas, de modo que, en todo momento, se puedan deducir de él datos consistentes y homogéneos.

Las administraciones públicas constituyen un paradigma de organizaciones complejas?, por su tamaño y por que singularizan en su organigrama el desarrollo de funciones muy específicas, definidas por normas, que generan derechos y obligaciones determinantes de su realidad financiera.

Adicionalmente, la búsqueda de eficiencia y eficacia en la gestión administrativa pública, hace inaplazable aplicar una orientación gerencial a la gestión gubernamental; para lo cual se hace indispensable disponer de información completa, confiable y oportuna, referente al manejo realizado al interior de las administraciones y, de forma muy especial, en lo atinente a las cuestiones financieras.

En este contexto aparece el concepto de Sistemas Integrados de Información Financiera? -SIIF- dirigido a las entidades del sector público gubernamental, sistemas que, apoyándose en la tecnología informática disponible, pretenden facilitar:

A los órganos responsables de la gestión financiera, un instrumento que posibilite el exacto cumplimiento de las disposiciones legales que afectan su gestión en materia financiera, asegurando, además, la optimización del manejo de unos recursos escasos detraídos del conjunto de la economía nacional

A los responsables del control interno y externo, un instrumento capaz de tratar de manera homogénea las reglas básicas de control generalmente aceptadas, dando la posibilidad de formar un conjunto de información sistematizada, asegurando la auditabilidad? de los Estados Financieros representativos de la actividad

A las autoridades económicas y a la sociedad en general, el conjunto de información preciso, según sus respectivas necesidades, en orden a asegurar la evaluación de la actividad desarrollada, así como la adopción de estrategias y políticas, micro y macroeconómicas, basadas en datos confiables y oportunos.

 

Si bien son varias las experiencias existentes al respecto y múltiples los documentos que han tratado de sistematizar el alcance y contenido de un SIIF, no resulta fácil encontrar una descripción clara y sencilla de en que consiste? un sistema de este tipo: su aparente complejidad estructural induce a abordar su comprensión desde su periferia, es decir, analizando los elementos de gestión que lo conforman, antes que desde su propia conceptualización global.

Para calificar este tipo de sistemas suele aludirse a su base contable?. Esta calificación bajo el enfoque restrictivo tradicional, según el cual se vincula la disciplina contable a la mera teneduría de libros?, parecería reducir la virtualidad de SIIF a su capacidad de traducir en asientos automáticos de contabilidad financiera los sucesos de gestión a él ingresados.

Sin perjuicio de lo anterior, aplicando al concepto base contable? una interpretación en sentido  amplio, puede calificarse de afortunada la idea. Si se piensa que la contabilidad no es otra cosa que una técnica? mediante la cual, aplicando criterios convencionales generalmente aceptados, se registran los sucesos constitutivos de la actividad de una organización, de modo que, previa elaboración de los datos ingresados, pueda interpretarse la situación financiera que de dicha actividad se deriva.

Bajo este enfoque SIIF no solo recibirá la interpretación?[1][2[1]] de ciertos sucesos, con contenido económico, acaecidos en la organización, en tanto que alteran o pueden alterar? su situación financiera, sino que podría incluir la totalidad de los sucesos ocurridos, por cuanto antes o después tendrán o podrán tener? relevancia financiera para la organización.

De acuerdo con esto, un sistema de esta naturaleza descendería hasta las unidades responsables de la gestión, recogiendo la traza financiera de los actos primarios allí realizados, inventariándola, interpretándola y traduciéndola, mediante un conjunto de reglas fijas establecidas una única vez en el momento de diseñar el sistema.

Este tipo de sistemas son, precisamente, sistemas de gestión que facilitan a las unidades ejecutoras un soporte informático adecuado para el desarrollo de su actividad y posibilitan la integración? bajo un único soporte de todos los actos y hechos que conforman su situación financiera. La información primaria ingresada, es susceptible de ser presentada de formas diversas, en orden a satisfacer las necesidades de información de todos los interesados.

En conclusión, conviene resaltar que una calificación comprensiva de este tipo de sistemas debe hacer hincapié en que, sin mengua de su base contable: i) se constituyen en sistemas de gestión?, ii) incluyen información primaria no elaborada, representativa de la gestión financiera de las organizaciones, iii) su tratamiento conforme a reglas únicas, establecidas con carácter general, posibilita además de las funciones de control las de legalidad, y iv) facilitan la presentación de los datos disponibles conforme a los requerimientos de cada interesado.

Descrito el escenario en el cual surgen los Sistemas Integrados de Información Financiera y expuesta una posible definición de los mismos, a continuación se delimita el tema a la experiencia que ha tenido el Gobierno Colombiano en el proceso de definición, desarrollo e implantación del SIIF.

Para el desarrollo e implantación de un sistema de información es necesario definir dos aspectos básicos: cual es su cobertura y cual es la funcionalidad que debe incluir.

La cobertura del sistema como herramienta de gestión se delimita a las entidades que conforma el Presupuesto Nacional, entre otras por las siguientes razones: i) se materializa la posibilidad de generar un estado financiero consolidado de la persona jurídica Nación, ii) son entidades con características comunes que permiten ?normalizar? sus procesos de registro de gestión presupuestal y financiera , y iii) representan mas del 80% de las apropiaciones del  Presupuesto General de la Nación. No sobra mencionar que también permite el registro agregado de la gestión realizada por el resto de entidades que conforma el Presupuesto General de la Nación.

La funcionalidad del sistema involucra dentro de los procesos básicos de la gestión financiera pública el  proceso de ejecución de presupuesto de ingresos y gastos, el proceso de tramitación de recaudos y de pagos, y el  proceso de registro contable y generación de estados financieros. Con esta delimitación funcional se crearon módulos, interrelacionados entre si,  conformados por transacciones que permiten a cada actor registrar la información necesaria para que el siguiente, dentro del proceso, continúe la secuencia del mismo hasta su finalización.

Los módulos funcionales definidos en el sistema son: ingresos, egresos, programa anual mensualizado de caja pac, cuenta única nacional y contabilidad. La funcionalidad básica de cada módulo y sus interrelaciones con el resto de módulos del sistema se presentan a continuación.