La necesidad de establecer el grado en el cual cada Entidad Pública contribuye efectivamente al mejoramiento de las condiciones sociales y económicas del País a través del ejercicio de sus funciones, demanda la implementación de sistemas de gestión, los cuales además de facilitar la verificación del propósito indicado, deben procurar el uso racional de recursos públicos de forma tal que la inversión de los mismos se concentre cada vez mas en el logro de los fines esenciales del Estado y se consuman menos en procesos ineficientes y carentes de efectividad. Como respuesta a esta necesidad y en el caso particular de la Administración Pública Colombiana, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP ha establecido a través de los decretos 4110 de 2004 y 1599 de 2005 la obligatoriedad para las Entidades Públicas señaladas en la Ley 872 de 2003 de adoptar, implementar y mantener el Modelo Estándar de Control Interno y un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la NTCGP 1000:2004.
Considerando el propósito común de las dos iniciativas (MECI y NTCGP 1000:2004), que es el de medir el desempeño de la Entidad y aumentar su capacidad Institucional para cumplir su misión, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha definido un Sistema de Gestión propio, denominado Sistema Único de Gestión – SUG. Es así, como el Sistema Único de Gestión parte de la base de un enfoque basado en procesos, con el fin de integrar y alinear los procesos para permitir el logro de los objetivos definidos, tener la capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos, proporcionar confianza a los clientes y otras partes interesadas respecto al desempeño coherente de la organización y la transparencia de las operaciones dentro de la misma, reducir costos y tiempos de ciclo a través del uso eficaz de los recursos, obtener mejores resultados, coherentes y predecibles, proporcionar oportunidades para enfocar y priorizar las iniciativas de mejora y estimular la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades, armonizar sus actividades internas a los propósitos antes descritos, donde la identificación de las necesidades de los clientes, su satisfacción, seguimiento y mejoramiento continuo juegan un papel muy importante dentro de los aspectos que enmarcan el SUG.
