Respuestas a Preguntas Frecuentes Presupuesto
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Ejecución Presupuestal
¿Qué es una apropiación?
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Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso de la República aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, trasferirse ni contracreditarse.
¿Qué es una apropiación con y sin situación de fondos?
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En términos generales una apropiación sin situación de fondos implica que no requiere para su ejecución  desembolsos directos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Esto puede suceder principalmente porque la entidad ejecutora recauda directamente los recursos, o porque para la ejecución de un contrato determinado, resulta preferible que la Tesorería le gire directamente los recursos al proveedor, sin tener que ingresar a la entidad contratante Por el contrario, las partidas que se apropian con situación de fondos, están sujetas a estos desembolsos directos.
¿Cuándo se entiende ejecutada una apropiación presupuestal?
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Cuando se decide la oportunidad de contratar, se comprometen los recursos y se ordenan los gastos, a partir del programa de gastos aprobados en la ley de presupuesto (Sentencia C-192 de 1997, Corte Constitucional, M.P. Alejandro Martínez C).
¿Con la celebración de un contrato de encargo fiduciario se entiende ejecutada la apropiación?
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Los contratos de encargo fiduciario son mecanismos de administración de recursos, cuyos propósitos son de medio y no de resultado. Por lo tanto, estos contratos no ejecutan las apropiaciones, toda vez que éstas se entienden ejecutadas cuando desarrollan el objeto para el cual fueron programadas.
¿Qué es un certificado de disponibilidad presupuestal?
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El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial para la asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal el requisito que según la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento.
¿Qué es el Registro Presupuestal?
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El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos

¿Un certificado de disponibilidad presupuestal puede expedirse para cubrir varios compromisos?
R
No, debe expedirse por cada acto administrativo individualmente considerado.
¿Es posible aplicar a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado la doctrina presupuestal de las vigencias expiradas?
R
Si obligaciones de años anteriores se surtieron con todos y cada uno de los requisitos que exige el Decreto 115 de 1996, esto es, haber contado previamente con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal del compromiso, es posible crear el rubro pago pasivos vigencias expiradas (Concepto DGPN Jurídica No 1142 del 25 de mayo de 2001).
¿El recaudo de las multas impuestas por los órganos de control tiene destinación específica?
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Se cobrarán por cada una de las entidades a las que pertenezca el servidor público sancionado, y  se destinan a financiar programas de Bienestar Social de los empleados de las entidades sancionadas (Art. 7º Decreto 2170 de 1992).
¿Los recursos del Sistema General de Participaciones y sus rendimientos que no se utilicen en la vigencia fiscal deben consignarse en la Dirección del Tesoro Nacional?
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No. El artículo 22 de la Ley Anual de Presupuesto (714 de 2001) establece que tales recursos, siempre y cuando no se encuentren comprometidos ni ejecutados, deben asignarse en el año fiscal subsiguiente para los fines previstos constitucional y legalmente.
¿Cuando se debe constituir una cuenta por pagar y cuando una reserva presupuestal?
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Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados.

Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente.
¿Después de constituida una reserva es posible cambiar el beneficiario sin alterar los demás términos del contrato?
R
Las reservas presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y desarrollen el objeto de la apropiación.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. No obstante, será posible cambiar el beneficiario mediante la cesión del contrato en los términos del estatuto de contratación administrativa.
¿Se pueden hacer reservas presupuestales con la resolución de apertura de una licitación o concurso?
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Según el artículo 21 del Decreto  26 de 1998, las reservas presupuestales provenientes de relaciones contractuales, sólo podrán constituirse con fundamento en los contratos debidamente perfeccionados.
¿La sustitución de activos tiene efecto presupuestal?
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No requieren operación presupuestal alguna,  las sustituciones de activos que se realicen de acuerdo con la Ley, y no  signifiquen erogaciones en dinero,  (parágrafo 2º Art. 119 del Estatuto Orgánico del Presupuesto)

¿Qué tratamiento presupuestal debe darse al cumplimiento de obligaciones mediante los pagos en especie?
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El pago en especie debe reflejarse en el presupuesto (Art. 345 C.P.). En el Presupuesto de Ingresos se debe incluir en el concepto para el cual se están recibiendo los bienes y servicios y en el de gastos se debe atender a las definiciones de los gastos contenidas en el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación  (Concepto No. 12504 del 31 de diciembre  de 2001 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional).
¿Se puede expedir certificado de inembargabilidad presupuestal sobre los recursos del Sistema General de Participaciones?
R
Los recursos del Sistema General de Participaciones son inembargables, según lo dispuesto en el artículo 19 del Estatuto Orgánico del Presupuesto y  en el artículo 91 de la ley 715 de 2001.
¿Con cargo a qué rubro presupuestal deben imputarse los viáticos y gastos de viaje generados en desarrollo de un programa de capacitación?
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Se presentan dos casos:


Uno, cuando se va a tomar la capacitación; estos gastos adicionales deben ser imputados con cargo al rubro de capacitación, en desarrollo del principio que todos los costos accesorios o inherentes a cualquier operación presupuestal deben ser imputados con cargo al rubro que los genera.


Y otro, cuando los empleados deban desempeñar funciones tales como instructor, conferencista u organizador de un programa de capacitación en lugar diferente a su sede habitual de trabajo, en este caso los gastos de desplazamiento y manutención deberán imputarse contra el rubro viáticos y gastos de viaje.

¿Opera la prórroga automática en los contratos estatales desde el punto de vista presupuestal?
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En primer lugar, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública no contempla dicha figura. Por otra parte, desde el punto de vista presupuestal, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se expide sobre el valor inicialmente pactado en el contrato; esto, en atención al principio de legalidad del gasto público de que trata el canon 345 constitucional, al indicar que no pueden hacerse gastos que no estén decretados por el Congreso de la República ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto. De presentarse esta figura, se estaría realizando un gasto por fuera del presupuesto.
¿Se pueden sustituir las fuentes de financiación incluidas en la ley de presupuesto?
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No se pueden sustituir las fuentes de financiación, toda vez que implica la modificación del presupuesto (Sentencia  No C-337/93).
¿Qué sucede con los ingresos que recaudan los órganos públicos sin fundamento legal?
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Se deben reintegrar, sin operación presupuestal  alguna, en razón a que no cuentan con fundamento jurídico para su inclusión en el presupuesto, según se desprende del artículo 346 de la Constitución Política (Concepto 1091 del 21 de diciembre de 2000 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional).
¿Qué tratamiento presupuestal debe darse a los contratos de leasing?
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Hasta tanto no se haga uso de la opción de compra, el contrato de Leasing inmobiliario se deberá atender con cargo a la  cuenta de "Gastos  Generales", objeto del gasto "Adquisición de Servicios" (Concepto No. 3916 del 29 de diciembre de 2002).
¿Qué tratamiento presupuestal se le debe dar a los recursos percibidos como canon de arrendamiento pagado en mejoras?
R
Se constituyen como un pago en especie el cual debe ser presupuestado al tenor de lo establecido en el artículo 345 de la Constitución Política.
¿Puede una entidad descentralizada recaudar y registrar ingresos no aforados en el presupuesto?
R
A las entidades descentralizadas les es posible recaudar y registrar recursos no aforados en el presupuesto, siempre y cuando exista fundamento legal que determine el respectivo ingreso, excepto las contribuciones o impuestos, que de acuerdo al artículo 345 de la Constitución Política, no se podrán percibir en tiempos de paz si no figuran el presupuesto de ingresos.
¿En qué consiste la disponibilidad final en las Empresas Industriales y comerciales del Estado?
R
La disponibilidad final corresponde a la diferencia existente entre el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos.
¿Qué medidas se deben adoptar en una entidad descentralizada cuando los compromisos de gastos están por encima del comportamiento de los recaudos en una vigencia?
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Priorizar el gasto, dentro de la autonomía presupuestal que le otorga el Estatuto Orgánico de Presupuesto.

Abstenerse de adquirir compromisos en exceso de los montos que arroje la proyección de ingresos de la vigencia, y

Solicitar a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y al DNP, para el caso del presupuesto de Inversión, la reducción de los gastos susceptibles de aplazamiento, y hasta por el monto de los ingresos no realizables en la vigencia.

¿Es posible pagar un gasto que se ha efectuado sin saldo presupuestal que lo respalde?
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No es posible, toda vez que se requiere haber obtenido previamente certificado de disponibilidad presupuestal que lo respalde, según lo establece el artículo 71 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
¿Con cargo a qué rubro presupuestal se cancelan los honorarios de los auxiliares de la justicia?
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Se debe afectar la Cuenta Gastos de Personal, Objeto del Gasto, Servicios Personales Indirectos, conforme las definiciones del gasto
¿Con cargo a qué rubro presupuestal se deben imputar los contratos de mantenimiento en los cuales se incluye la adquisición de repuestos?
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El rubro a afectar sería Gastos Generales ? Adquisición de Servicios (Ley 714 de 2001, Art. 10, Inc. 2º).
¿Qué diferencia existe entre excedentes financieros y utilidades desde el punto de vista presupuestal?
R
Los excedentes financieros son un concepto patrimonial resultante de deducir del valor patrimonial el monto del capital social, el de las reservas legales de la entidad y el superávit por donaciones, a 31 de diciembre del año que se analiza. Las utilidades se aplican a las entidades de carácter asociativo, derivándose en distribución de utilidades para su utilización y de conformidad con las normas que regulan su manejo financiero y presupuestal. El concepto de utilidad es contable, pues se basa en la causación de las transacciones.
¿Cuál es el mecanismo general para la liquidación de los excedentes financieros de los Establecimientos Públicos a favor de la nación?
R
La metodología para el cálculo del excedente financiero ha sido establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Dirección General del Presupuesto Nacional) y el Departamento Nacional de Planeación (Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas), y ésta define el excedente financiero como:

Patrimonio - Capital social - Reservas legales - Superávit por donación

La fuente de información son los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año analizado. Del monto que arroja esta fórmula, el Conpes debe reasignar a la empresa por lo menos el 20%, lo que significa que el monto máximo para la Nación es el 80% del excedente liquidado, de acuerdo con el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Sin embargo, con el propósito de definir un monto de recursos que la empresa pueda transferir a la Nación sin afectar su caja, se elabora un pronóstico de efectivo para la vigencia en la que se debe hacer el pago. Este pronóstico incluye variables de tipo presupuestal y financiero. Así mismo se solicita un flujo de caja proyectado.
¿Cual es la diferencia entre la fuente de los recursos para un proyecto de inversión clasificada como "Prestamos de destinación específica" y la clasificada como "Prestamos de destinación específica autorizados"?
R
Los recursos de crédito, clasificados con la nomenclatura 14 obedecen a créditos que ya están suscritos con la entidad otorgante del crédito, y que ya se encuentra en plena ejecución. Por su parte los recursos de crédito clasificados con la nomenclatura 18 obedecen a operaciones crediticias que están autorizadas de contratar por parte del Gobierno Nacional, pero que aún no se han contratado y se les autoriza un espacio fiscal, para que una vez entre en vigor el empréstito, exista un cupo para ejecutar los recursos correspondientes a ese año en que se firma. Si el empréstito no se suscribe no es posible ejecutar estas apropiaciones presupuéstales.

Es indispensable para incluir en el presupuesto de Inversión nacional proyectos financiados mediante créditos de destinación específica autorizados que exista el documento CONPES que recomienda la contratación del empréstito y la aprobación en primera instancia de la Comisión Interparlamentaria de Crédito Público, que autoriza al Gobierno Nacional iniciar las gestiones tendientes a conseguir  el crédito.
¿Cuando se firma una operación de crédito que aparece programada dentro del presupuesto de inversión como recurso "Prestamos de destinación específica autorizados", es necesario cambiar el recurso a recurso a "Prestamos de destinación específica"
R
No, los proyectos financiados con operaciones de crédito externo autorizadas según se señaló en el punto anterior y programadas para una determinada vigencia fiscal se presupuestan con recurso 18. Una vez se suscribe el crédito, tan sólo se debe tramitar una solicitud ante el Departamento Nacional de Planeación para que autorice comprometer los recursos. La autorización otorgada por el DNP, debe ser refrendada por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional.
Este mismo procedimiento opera para poder comprometer las apropiaciones presupuestadas como recurso 13 ?Recursos del crédito externo previa autorización?.

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